A partir del 1 de abril de 2023, el Servicio de Administración Tributaria (SAT) de México ha anunciado que todas las personas físicas y morales deberán emitir sus facturas electrónicas conforme a las reglas de la versión CFDI 4.0. Esta actualización implica que ya no será posible timbrar facturas con la versión anterior (CFDI 3.3), lo que significa que los negocios, incluyendo restaurantes, deberán actualizar sus sistemas para cumplir con esta nueva normativa.
En este artículo, te explicaremos en detalle qué es el CFDI 4.0, cómo afecta a los restaurantes y qué pasos debes tomar para asegurarte de que tu negocio esté al día con esta nueva regulación tributaria.
A partir del 1 de abril de 2023, las facturas que emitan los restaurantes en México deberán incluir más información tanto del negocio como de los clientes. Estos son los datos que ahora será obligatorio incluir.
Nombre completo (en caso de personas físicas) o nombre de la compañía (“razón social”). En mayúsculas y excluyendo el régimen societario en caso de personas morales (por ejemplo S.A. de C.V.)
Domicilio fiscal. Únicamente el código postal es obligatorio y debe ser el mismo que venga en tu cédula de identificación fiscal.
Indica si la factura incluye operaciones de exportación. Para un restaurante esto es muy poco probable por lo que debes usar la clave “01 - No aplica”.
Nombre de receptor. Debes actualizar el valor enviado en el campo de nombre de receptor ahora debe ser el siguiente (en mayúsculas): “PUBLICO EN GENERAL”.
Uso de CFDI. Debes actualizar el valor enviado en este campo y ahora deberá ser la clave “S01 - Sin Efectos Fiscales”.
Régimen Fiscal. Este campo se adiciona y debe enviarse la siguiente clave “616 - Sin Obligaciones Fiscales”.
Código Postal Receptor. Se añade este campo ahora como obligatorio y debe ser el mismo código postal usado en el campo de Código Postal del Emisor.
Periodicidad. Se añade este campo, se refiere a la frecuencia con la que se emite la Factura Global y es obligatorio.
Meses. Se refiere al mes al que corresponde la Factura Global y es obligatorio.
Año. Es el año en curso o inmediato anterior, registrado como el año de la fecha de emisión del comprobante y es obligatorio.
Nombre completo (en caso de personas físicas) o nombre de la compañía (“razón social”). En mayúsculas y excluyendo el régimen societario en caso de personas morales (por ejemplo S.A. de C.V.).
Domicilio fiscal. Únicamente el código postal es obligatorio y debe ser el mismo que venga en tu cédula de identificación fiscal.
Régimen fiscal. El mismo que venga en su cédula de identificación fiscal.
Si tu cliente no te proporciona alguno de estos datos o son incorrectos (hasta por una letra), el SAT no te permitirá timbrar su factura.
Lo primero que debes hacer es identificar los tickets de venta para los que tus clientes no te han pedido factura. De esta manera, sabrás cuánto fue el total de esas operaciones durante el periodo que necesitas declarar para emitir tu factura global.
Si tu POS (punto de venta) no tiene una función para identificar las ventas no facturadas, o si no estás registrando toda tu venta en el sistema, tendrás que hacer esta clasificación manualmente. Deberás separar los tickets que sí se facturaron de los que no. Sin embargo, si tienes un sistema de punto de venta completo, debería hacer esta clasificación automáticamente por ti.
Independientemente de que utilices un software de POS o no, en general los pasos que debes seguir son similares:
Determina la frecuencia con la que vas a emitir tu factura global, el SAT te permite hacerla diariamente, semanalmente y mensualmente. En el caso en que seas RIF podrás hacerlo bimestralmente. Recuerda que sólo podrás emitir la factura global a más tardar 24 hrs después de la última operación incluida en la misma.*
Identifica los comprobantes de todas las operaciones realizadas con el público en general del periodo que elegiste en el paso anterior. Para cada operación debes conocer lo siguiente:
1. Número de folio o de operación
2. Importe de cada operación
3.Descuentos de cada operación
4. Impuestos de cada operación
Crea una tabla donde registres cada operación identificada en el paso 2 con su respectivo folio, importe, descuentos e impuestos y obtén la suma de cada uno, para esto puede ser útil crear la tabla en Excel.
Captura en el portal web de tu proveedor de facturación electrónica cada uno de los valores identificados en el paso anterior, algunos proveedores te proporcionarán ya sea una plantilla en excel para capturar estos datos o podrás introducirlos uno por uno directamente a través del navegador.
Tu proveedor te solicitará adicionalmente que le proporciones otros datos como, el nombre y RFC del receptor de la factura (que en este caso es la clave genérica del receptor XAXX010101000) así como otros datos para poder emitir tu factura global, descarga aquí nuestra plantilla en Excel para saber cuáles son así como sus respectivas reglas.
*El caso más común para un restaurante es declarar las ventas sin factura por lo que estos pasos asumen que estás llenando una factura global de ingreso y que tus ventas son en moneda nacional.
Ya generé mi factura global y un cliente me solicita su factura por una venta que incluí en esa factura global. ¿Qué hago?
Este es un proceso tedioso porque requiere que canceles una factura global en la que invertiste tiempo y esfuerzo en crear pero a veces no puedes evitar estas solicitudes de parte de tus clientes.
Sigue estos pasos:
Identifica el ticket para el que te solicitó tu cliente su factura así como la factura global en la que incluiste dicha operación.
Cancela a través de tu proveedor de facturación electrónica o directamente en el portal del SAT la factura global que identificaste en el paso anterior.
Dado que conoces la lista original de operaciones que incluiste en la factura global que acabas de cancelar, tendrás que buscar entre ellas la correspondiente a la venta que para la que te solicitó el cliente su factura y remover únicamente esa operación de la lista.
Una vez que removiste esa operación, el monto de tu factura global forzosamente habrá disminuido, asegúrate que así sea y vuelve a generar tu factura global.
Genera la factura para la venta que te solicitó tu cliente.
Existe una alternativa mucho más sencilla que también te puede funcionar, pero implica un costo administrativo (que tienes recalcular tus declaraciones originales de IVA y de ISR para ese mes) ya que una factura al público en general no tiene efectos fiscales. Sigue los siguientes pasos:
Identifica la venta para la que te solicitó tu cliente su factura y registra una nueva venta por un monto idéntico. Al generar esta nueva venta existirá una nueva operación para la que no se verá reflejado ningún ingreso por lo que tendrás que registrar en una nota la razón por la que existe ese faltante en caja.
No canceles la factura global donde incluiste la operación original.
Sabemos que lidiar con las facturas puede ser un dolor de cabeza, pero no te preocupes, estamos aquí para ayudarte. No hay una manera de evitar que tus clientes soliciten una factura por una venta que ya incluiste en tu factura global, pero tenemos algunas estrategias que podrían ayudar.
Recuerda que la comunicación es clave. Aunque no puedas forzar a tus clientes a solicitar la factura antes de una fecha determinada, siempre puedes comunicarles amablemente que es importante que lo hagan lo antes posible. Y por supuesto, ten en cuenta que legalmente estás obligado a emitir la factura de su consumo en el momento en que el cliente la solicite, incluso si ya incluiste esa operación en una factura global.
¿Es cierto que sólo tengo 24 horas para generar mi factura global?
¡Exacto! La clave aquí es ser rápido y eficiente en la emisión de tus facturas globales. Aunque legalmente sólo tienes 24 horas para emitirla, hay una pequeña ventana de tiempo para poder fechar tu factura global hasta 24 horas antes del cierre de periodo. Sin embargo, si deseas facilitar el proceso y evitar errores, lo mejor es utilizar un software de punto de venta que te permita generar tus facturas global de manera automática y precisa. Si tu sistema de punto de venta te permite fechar tus facturas con la fecha del día anterior, podrás emitir la factura global a más tardar 48 hrs después de la última operación registrada en la misma.
¡Claro que sí! Pero ten en cuenta que si lo haces de esa manera, estarías emitiendo una factura global fuera del tiempo establecido y de manera improvisada. Es importante tener en cuenta estos términos ya que, aunque emitirías tu factura global, estaría fuera de los límites de tiempo que establece la autoridad fiscal.
Si te pasas del tiempo límite para emitir tu factura global, lamentablemente podrías enfrentar una multa del SAT, es decir fuera de las 24 hrs que establece la regla 2.7.1.21. de la Resolución Miscelánea Fiscal para 2022. Las multas por no presentar una factura global están establecidas en el Código Fiscal de la Federación en los artículos 83 Fracción VII y 82, donde se indica que en este caso te harías acreedor a una multa que va de los $17,020.00 a $97,330.00 y de los $1,700.00 a $3,380.00 para RESICO.
La buena noticia es que esta situación se puede evitar si se emite la factura global a tiempo. Recuerda que el objetivo de estas reglas es garantizar que las empresas cumplan con sus obligaciones fiscales y eviten sanciones innecesarias. ¡Así que asegúrate de estar al tanto de tus facturas y no te preocupes por multas!
La verdad es que no hay una forma única de emitir la factura global y todo depende de cómo funcione tu negocio y cómo quieras manejar tus procesos. Si bien la ley establece ciertas frecuencias, siempre es recomendable que escojas la opción que mejor te convenga.
Es cierto que si optas por una factura global diaria o semanal, corres el riesgo de tener que cancelarla frecuentemente debido a solicitudes de facturación extemporáneas, lo cual puede resultar un tanto tedioso. En cambio, si optas por una factura global mensual, podrás abarcar un mayor rango de tiempo y darle a tus clientes tiempo suficiente para solicitar su factura.
En resumen, no hay una respuesta única y lo importante es que escojas la opción que mejor se ajuste a tus necesidades.